Telefonkonferens jämfört med videokonferens

Telefonkonferenser har använts under en längre tid än vad videokonferenser har. Tekniken skapar ständigt innovationer som gör det möjligt att effektivisera sin verksamhet. Videokonferenser är en sådan sak, som visat sig på lite senare år.

Till skillnad från ett vanligt möte ger det enorma fördelar, och till skillnad från en telefonkonferens är det ofta bättre. För väldigt korta möten och med få personer kan en telefonkonferens ibland dock vara bättre. Här tar vi upp ett antal saker som telefonkonferenser och videokonferenser har gemensamt. Vidare tar vi upp för- och nackdelar med de båda tillvägagångssätten.

Ni ser varandra under en videokonferens

Under en telefonkonferens kan det vara lätt att missförstå varandra. Detta eftersom man inte ser ansiktsuttryck och gester, som man ser under ett fysiskt möte eller under en videokonferens. Under en telefonkonferens är det alltså än viktigare att man är tydlig och tänker på att det endast är rösten som hörs. En videokonferens är i hög grad som ett fysiskt möte.

Oavsett om det är en telefonkonferens eller en videokonferens kommer dock fördelarna med uteblivna resekostnader och uteblivet arbete kring logistiken som ofta behövs runt ett större fysiskt möte.

Logistiken

En telefonkonferens kräver mycket lite logistik. De flesta av oss har mobilen inom en armlängds avstånd under stora delar av dygnet. Att helt enkelt plocka upp den och delta i konferensen ställer knappast några större krav på logistiken.

Ska man genomföra en videokonferens bör man gärna ha testat systemet ordentligt innan mötet påbörjas. Det här inkluderar till exempel att testa ljudnivåerna och mjukvaran i systemet för att se till att allting fungerar som det ska. Därtill behöver deltagarna vara på sin plats med dator eller ett större system på företaget.

Jämfört med en telefonkonferens kräver en videokonferens mer logistik. Jämför man dock med ett fysiskt möte, som videokonferenser vanligen är tänkt att ersätta, krävs knappast särskilt mycket arbete för att verkställa mötet.

Ekonomi

En telefonkonferens är i de allra flesta fall billigare än en videokonferens. En telefonkonferens anses dock sällan kunna ersätta ett riktigt möte, utan är bättre för kortare samtal. Över video har man dock möjlighet att hålla det som ett fysiskt möte. Presentationer kan läggas in i systemet att se för samtliga deltagare, man kan prata med ansiktsuttryck och gestikuleringar och välkomna andra deltagare att till exempel framföra synpunkter eller ställa frågor om en graf eller statistik som visas.

Båda alternativen är givetvis ofta billigare och mindre tidskrävande än fysiska möten. Framförallt är det så när det är ett möte som egentligen skulle ha krävt att deltagarna reste lång väg för att närvara. Därtill sparar båda alternativen på planeten och företagens ekonomi om de annars hade krävt långa resvägar för att kunna genomföras.

29 aug 2017